요새 Social Task를 활용한 Best Practice Sharing에 관심 갖고 메일, 메모, To-do, 캘린더 등을 활용해서 PIMS(Personal Information Management System) 할 수 있는 그룹웨어나 FMC 등등 같은 역할을 해주는 툴을 찾던 중 Google Apps 를 보게 됐습니다.
구글 앱스는 구글 클라우드 서비스를 이용해서 업무를 보다 요즘 시대에 맞게 지능적인(스마트하게) 조직내에 협업을 할 수 있게 해주는 것이 가장 큰 특징 같으며 개인정보를 저장/관리하는 Social Task Management 는 다른 사람과 하나의 Task를 웹 + 모바일로 쉽게 쉐어 함으로 더욱 조직적내 자연스럽운 협업 시스템을 갖추게 해주는게 장점 같네요.
거기에 가격이 참 착하네요..:) _ 그러니 해외 200만 기업 선택한것 같습니다. ㅎ
아무튼 아래 JJ의꿈동산 블로그에서 구글앱스를 깔끔하게 정리해 놓으셔서 소미포 여러분들에게 구글앱스를 소개 합니다. 해당 담당자 분들 읽어보시면 도움이 많이 되실듯 하네요.
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제 블로그를 보시는 분들 중에 많은 분들은 이미 구글서비스를 사용하고 계실 겁니다. 그러나, 구글앱스는 그냥 일반인용 구글 서비스와는 다른 것입니다. 아마 아래 그림을 자주 보신 분들이라면 구글앱스를 아시는 분들이고, 그렇지 않다면 구글앱스를 안다고 하시기 어려울 것 같네요. 혹시 구글앱스까지 사용하는 분은 얼마나 될까요? 손좀 들어 보세요? 두리번 두리번...
아마 그리 많지 않은 듯?^^; 구글앱스가 뭐냐고 하시는 분들도 계신 것 같고. 제가 2010 구글IO 정리(2010 구글IO 7탄, Day 1 - 기업용 구글앱엔진 1부, 클릭)를 하면서 기업용 구글앱엔진을 소개하면 잠시 언급하기도 했었는데요. 여전히 그게 구글앱스인양 오해하시는 분들도 있는 것 같기도 합니다. 그래서 오늘은 구글앱스를 간단히 소개할까 합니다.
[구글앱스가 무엇인가요?]
구글앱스는 구글의 각종 서비스 (지메일, 캘린더, Docs, 구글톡, 그룹스, 사이트 등)를 기업용으로 사용하는 것을 말합니다. 즉 회사의 IT 시스템을 그냥 구글의 클라우드 서비스로 구축하여 사용할 수 있게 한 것을 말하는 거죠.
HW는 구글 클라우드에 있는 서버자원을 쓰는 것이고, 서비스도 구글이 제공하는 서비스를 사용하는 것입니다. 따라서, 회사에 별도로 메일서버를 놓지 않아도 된다는 얘기가 됩니다. 또 회사 웹사이트구축을 위해 호스팅업체 잡고, 사이트개발하는데 큰 돈 들이지 않아도 구글이 제공하는 사이트도구로 작업할 수 있다는 얘기지요. 기업용 메신저를 별도로 구매하지 않아도, 구글톡을 사용하여 기업이라는 Boundary안에서 쉽게 협업할 수 있게 해주는 것입니다. 한마디로 구글앱스는 기업을 위해 기업용 각종 서비스를 제공해주는 SaaS(Software as a Service)라고 할 수 있습니다.
[ 왜 구글앱스를 쓰나요? ]
구글앱스를 기업에서 쓰는 이유는 크게 세가지입니다. "비용 + 모바일 + 협업" 이죠.
우선 비용을 볼까요? 가격은 한사람당 1년 50불입니다. 사실 이것 저것 따져보면 꽤 저렴한 가격입니다. 50불에 메일, 스팸처리, 구글독스, 캘린더, 연락처, 구글톡, 그룹스 등의 서비스를 다 제공받는 것입니다. 보통 회사에서 메일서버, 스팸처리 서버, 홈페이지 서버, 그룹웨어, 메신저 서버 등등 회사직원들의 협업을 위한 서버의 비용이 상당히 많이 듭니다. 매년 들어가는 서버라이선스 비용, 업그레이드 비용, 서버 HW 자체 비용(전기, 네트웍사용료, HDD 등 포함), 서버 관리 인력등이 IT라는 이름으로 들어가는 비용들인 겁니다.
(출처: http://www.lockhartpower.com/images/cut_cost.gif)
그런데 앱스는 왠만한 기능들을 서버한대 설치하지 않고, 회사용(회사도메인으로)으로 만들 수 있는 것입니다. 그래서 저는 기존(레거시) 시스템이 없이 새로 시작하는 회사라면, 앱스를 쓸것을 강력하게 추천합니다. 이미 서버를 다 갖추고 하는 회사라면야 매몰비용때문에 고민하겠지만, start-up은 그런 고민할 필요가 없을테니까요. 게다가 50명이하면 무료로도 사용 가능하니 부담없이 Trial해볼 수 있습니다. (대신 무료버전은 모바일 기능은 지원하지 않습니다.)
둘째, 모바일이라고 했는데, 그 얘기는 앞서말한 서비스들이 모바일에서도 지원된다는 것입니다. 요새 FMC다 뭐다 하면서 모바일 오피스가 화두입니다. 모바일 오피스로 전환하는데 드는 비용을 보신적이 있으신지요. 내막을 들여다 보면 개발비용, 구축비용, 운용비용 등등 비용요소들 장난 아닙니다. 폰에서 회사메일 푸쉬받는게 그리 간단하지 않은 경우가 비일비재합니다. 그런데 구글앱스는 스마트폰에서 구글앱스 어플(공짜)만 깔면, 그리고 구글앱스 계정만 등록하면 자동으로 메일, 캘린더, 연락처등을 다 확인할 수 있는 겁니다.
(출처: http://www.notebooks.com/wp-content/uploads/googms.jpg)
저두 구글앱스를 쓰고 있고, 제 아이폰에도 앱스를 연동해두었습니다. 회사 메일이 들어오면 자동으로 제 폰으로 Noti가 뜨고, 폰에서 캘린더를 수정하면 자동으로 회사내 캘린더도 변경이 됩니다. (이런 걸 보면 블랙베리는 도대체 앞으로 어떻게 포지셔닝할까 궁금하기도 합니다)
세째, 협업에는 정말 좋은 것 같습니다. 모든 데이타가 클라우드에 있고, 자료 공유는 그 링크를 가지고 하기때문에 중복해서 데이타를 흩뿌릴 필요가 없습니다. 스토리지 낭비도 없지만, 하나의 파일을 보고 함께 협업하여 수정도 가능하기 때문에 효율성에서도 좋은 것 같습니다. 물론 구글 Docs가 오피스처럼 Fancy하지 못하지만, 협업의 본질인 개념을 논의하고 정리하기에는 괜찮은 도구입니다.
이를테면 구글캘린더 같은 경우, 부서내 팀원들끼리 일정을 아주 쉽게 공유할 수 있습니다. 제가 저희 팀원들 일정을 일일히 물어보지 않아도, 확인할 수 있는 것입니다. (우리 팀원들은 싫어할려나요?) 또 다른 예로, 구글 사이트를 사용하면, 특정 TFT나 팀 단위로 함께 공유할 사이트를 금방 만들 수 있습니다. 이런 것들이 협업면에서 구글앱스가 좋은 부분이라고 하겠습니다.
[구글앱스를 쓰는 회사들이 얼마나 있나요?]
국내에는 구글 약발이 안먹어서 인기가 없지만, 해외에서는 이미 상당한 숫자의 기업이 이 서비스를 사용중입니다. 구글앱스를 쓰고 있는 회사는 이미 200만개가 넘었으니까요? 참고로 구글앱스는 2007년 기업용 서비스로 출범했습니다. 기업숫자로 200만개면 정말 큰 숫자입니다.
물론 이들이 모두 다 유료고객은 아니지만, 그래도 엄청난 수의 기업고객을 보유한 것이죠. 국내에도 100여곳 이상에서 사용중인 것으로 알고 있습니다. 200만개의 기업중에는 유명한 굴지의 기업들도 많이 포함되어 있습니다. 작년에 구글에서 만들었던 CF를 보시면 이해가 쉬울 겁니다.
[구글앱스는 업그레이드가 무료이다.]
제가 쓰면서 좋아하는 점 중에 하나가 이 점입니다. MS 솔루션은 아시다시피, 새로운 버전이 나올때마다 추가 비용이 발생합니다. 아마 대부분 MS Office 2007을 회사에서 사용하고 있으실 것입니다. 그런데 2010이 나왔습니다. 그 놈으로 업그레이드 하려면 업그레이드 비용을 또 내야 하는 겁니다. 아니면 기존에 사놨던 놈으로 계속 쓰던지요.
그런데 구글 서비스는 클라우드 서비스라서 그런지, 1년 50불만 내면, 그 이후 Apps의 기본 서비스가 추가되어도 그 서비스에 대한 추가 비용이 들지 않는 것입니다. 이를테면 전에 없다가 최근에 추가된 기업용 Google Wave도 마찬가지입니다. 저희가 구매할때만 해도 없었던 서비스였는데, 새로 서비스가 생긴 것입니다. 그렇다고 돈을 더 내지도 않습니다. 이런 업그레이드는 사용하시다 보면 계속 만나게 됩니다. 이를테면 offline 기능이라던지, 조만간 지원될 구글톡내의 그룹영상채팅이라던지, 이런 서비스들이 계속 추가되는 것이죠.
[통합 검색이 들어올 예정입니다.]
지난 5월 구글IO 세션중에 발표된 내용이기도 합니다. 구글앱스에 통합 검색 기능이 제공될지도 모른다고요. 통합검색이란 구글앱스에서 통합검색으로 키워드를 검색하면, 구글앱스내 메일, 비디오, 사이트, Docs 등을 한꺼번에 뒤져서 검색해준다는 것 (마치 구글검색처럼)입니다. 지금은 각 서비스별로 검색이 되고 있는 형편입니다. 예를 들어, 제가 지난 메일을 검색어로 구글메일에서 검색하면 그 메일에서만 결과가 나옵니다. 그 키워드로된 문서를 검색하고 싶으면, 구글 Docs로 가야합니다. 그래야만 답이 나옵니다.
그런데 통합검색은 한큐에 검색이 된다는 거죠. 그렇게만 된다면, 정말 괜찮은 KMS(지식관리시스템)가 되는 것이아닐까 생각합니다. 그렇게 생각하는 이유를 말해보겠습니다.
아마 좀 규모가 되는 회사라면 어디든지 KMS를 두고 계실 겁니다. 그런데 정말 KMS가 가치를 발휘하던가요? 그렇지 못한 경우가 너무 많습니다. 지식이란 것은 많이 재활용될때 의미가 있지, 쌓아만 놓는다고 의미를 갖진 못합니다. 보통들 보면 완성된 문서만 KMS로 올리는 경우가 많은데, 살아있는 지식은 사실상 자신이 주고받은 메일속에 있으며, 동료와 나눈 메신저 대화속에 있으며, 게시판의 토론 댓글속에 있고, 작성하다만 문서에도 있는 것입니다.
그런면에서 저는 구글의 통합 검색이 KMS보다 우월할 것이란 것에 한표를 던집니다.
[영상회의 기능도 가능해집니다.]
구글은 구글톡이란 메신저를 제공하고 있습니다. 사실 회사에서 메신저 서버를 놔두고 사용하는 로터스 메신저나, MS의 기업용 메신저보다는 기능은 아직 좀 약합니다. 그러나, 구글 클라우드 메신저인 구글톡도 계속 발전하고 있으며, 현재는 음성/텍스트만 지원되지만, 앞으로는 영상이 지원된다고 합니다. 그것도 그룹영상회의가 말이지요. 그렇다면 직원들에게 카메라 달린 노트북만 지원하면, 값비싼 영상회의 솔루션 갖출 필요없이, 바로 영상회가 가능하게 된다는 것이지요.
나름 기대하고 있는데, 저희 회사직원들 컴에는 카메라가 없어서리, 그 기능이 제공되어도 현재로는 큰 효과가 없을 수도 있겠네요. 아니 카메라가 있어도, 그보다 직원들이 그걸로 대화하는 것 자체를 불편해하겠군요.
[혹시라도 구글앱스를 고려하신다면... ]
기존시스템(Legacy)이 확고하고, 유지보수 비용이 별로 들지 않는다면, 모바일 오피스도 필요없다면, 구지 구글앱스를 쓸 필요는 없을 것 같습니다. 왜냐하면 구글앱스는 그리 친절하지는 않기 때문입니다. 구글앱스 사용법 알려면 Help밖에 없습니다. (넷킬러라고 국내 가입을 도우는 회사가 있긴 있느데, 아직은 지원이 그리 좋지 않습니다. 어차피 인터넷 뒤져서 답해 주는 경우가 많습니다. 향후 지원이 나아질지 모르겠군요.)
특히 구글 서비스를 써보지 않은 조직에서 무작정 앱스로 전환하면 대혼란이 올수도 있습니다. 제가 느끼는 것인데, 특히 한국문화에서는 더더욱 그렇습니다. 보수적인 조직일수록 기존에 사용하던 툴과 다르다는 것만으로도 저항이 많이 생길 수 있습니다.
따라서, 구글서비스에 익숙한 직원을 위주로 사용성을 시험해보고 나서, 전체적으로 옮기는 것이 더 좋은 것 같습니다. 그리고 앱스로 전환할 생각이 확고하다면, 위쪽(경영층)에서 지원을 받아야 합니다. 이말은 억지로라도 사용하게 강제할 필요가 있다는 것입니다. 그렇지 않고는 담당자만 괜히 열받고 말게 됩니다. 왜냐하면 오피스/아웃룩/그룹웨어에 익숙한 사람들은 지금 사용하는 것과 조금만 달라도, 또는 사용법을 몰라도, 그냥 기존의 툴을 사용할 것이며, 그렇게 되면 결국 도입의 의미가 사라질 것이기 때문입니다.
(출처: http://neuronarrative.files.wordpress.com/2009/05/confused.jpg)
저 역시 구글의 서비스를 오래도록 써왔지만, 앱스를 쓴 것은 아니어서, 앱스내에서의 서비스는 모르는 부분이 많았었습니다. 추진 담당을 했다는 것 만으로, 이런 것 어떻게 하냐, 저런 것 어떻게 하냐 라는 질문들을 많이 받았고 그 답을 당장 내놓지 못한다는 것만으로도 왠지 잘못하고 있다는 기분도 들더군요. 게다가 질문에 답하는 것, 모를 경우 그 답을 찾는 것도 다 시간잡아먹는 요소였습니다.
그래서 혹시라도 도입을 생각하신다면, 구글서비스 도입초기에 단계적으로 한가지씩 서비스를 공략하시는 것도 좋은 방법입니다. 처음에 메일, 캘린더 위주로 하다가, Docs, 사이트, 그룹스 등으로 넘어가는 것이죠. 아예 서비스단위로 내부적으로 세미나를 해서, 좀 분야별 전문가(?)를 만들어 두는 것도 좋을 것입니다. 그래야 추진하는 사람의 부담도 좀 덜 수 있습니다.
아참, 혹시라도 구글앱스 도입을 고려하신다면 제가 앱스를 먼저 도입해본 경험에서 조언을 드릴 수도 있습니다.
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이 글은 JJ의꿈동산 블로그에서 발췌한 글입니다. JJ의 꿈동산 블로그에는 해당 내용 관련해서 좋은글들이 많습니다. 방문해보세요~
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